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Datenschutzerklärung

Version vom 31.08.2023

 

1. Einleitung

 

Unser Notariatsbüro «Notariat Jaccottet Lyss» in Lyss respektiert Ihre Privatsphäre. Wir verpflichten
uns, die über Sie beschafften oder erhaltenen Informationen und Daten jederzeit sorgfältig und verantwortungsvoll zu behandeln und unter Einhaltung der einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu bearbeiten.

 

Nachfolgend finden Sie Informationen, wie wir Ihre personenbezogenen Daten bearbeiten, wenn Sie
unsere Dienstleistungen beziehen oder anderweitig mit uns in Verbindung stehen, mit uns kommunizieren
oder sonst wie mit uns zu tun haben. Innerhalb unserer verschiedenen Standorte bearbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen dieser Datenschutzerklärung und damit insbesondere zu den gleichen Zwecken.

 

Soweit wir unsere hauptberuflichen Tätigkeiten ausüben (d.h. insbesondere öffentliche Beurkundung
sowie alle dafür notwendigen Vorbereitungs- und Vollzugshandlungen), findet grundsätzlich das kantonale
Datenschutzgesetz des Kantons Bern Anwendung.

 

2. Unsere Kontaktdaten

 

Für die Bearbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind wir verantwortlich, d.h.:

 

Notariat Jaccottet Lyss
Marktplatz 9a
3250 Lyss
info@notariat-lyss.ch

 

Für Begehren im Zusammenhang mit dem Schutz Ihrer persönlichen Daten können Sie sich per EMail oder auch postalisch bei der vorgenannten Stelle melden.

 

3. Personenbezogene Daten

 

"Personenbezogene Daten" sind alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche
Person beziehen. Hierunter fallen verschiedene Kategorien von Angaben, die Sie uns mitteilen,
wie etwa Name, Kontaktdaten, E-Mail-Adresse, Titel, Information zum Unternehmen, für welches Sie arbeiten, Telefon-Nummer, Geburtsdatum, AHV-Nummer, Kundenhistorie, Vollmachten, Unterschriftsberechtigungen,
Einwilligungserklärungen, Finanzinformationen, wie Zahlungsinformationen, IP-Adresse, Vertragsdaten, die im Zusammenhang mit einem Vertragsschluss bzw. einer Vertragsabwicklung anfallen sowie weitere, auf Sie bezogene Informationen. Statistische Daten oder anonymisierte Daten, die nicht direkt mit Ihrer Person in Verbindung gebracht werden können, fallen nicht hierunter.

 

Diese Daten erhalten wir entweder direkt von Ihnen als betroffene Person selbst oder von allfällig involvierten
Dritten, wie bspw. Vertragsparteien, Behörden, Banken, Versicherungen oder allfälligen Gegenparteien.
Soweit zulässig, bearbeiten wir auch Daten über Sie, welche wir selbst erhoben haben, bspw. aus öffentlichen Registern oder aus Webseiten. Hierunter fallen insbesondere Stammdaten und Vertragsdaten. Wenn Sie uns Daten über andere Personen bekanntgeben, gehen wir davon aus, dass Sie dazu befugt sind, diese Daten korrekt sind und dass Sie sichergestellt haben, dass diese Personen soweit nötig über diese Bekanntgabe informiert sind und eingewilligt haben.

 

Als "betroffene Person" wird eine natürliche Person angesehen, deren Personendaten bearbeitet werden;
"bearbeiten" bedeutet jeder Umgang (Beschaffen, Speichern, Aufbewahren, Verwenden, Verändern,
Bekanntgeben, Archivieren, Löschen, Vernichten) mit Personendaten, wie beispielsweise die Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, einer Kennnummer oder zu Standortdaten.

 

4. Grundlagen und Zwecke der Datenbearbeitung

 

Wir bearbeiten Ihre personenbezogenen Daten primär im Zusammenhang mit unserer Vertragsbeziehung
mit Ihnen und allfällig beteiligten Dritten und damit zum Zwecke der Anbahnung, dem Abschluss,
der Verwaltung und der Abwicklung von Verträgen, etwa für:

​

 

  • Abklärungen bei Banken, Versicherungen, Vermögensverwaltern und in nicht öffentlichen Registern; Einholen von Vollmachten; Saldierung von Bankkonten; Beschaffung privater Unterlagen für die Errichtung eines Inventars; Entgegennahme und Auszahlung von Geldern im Zusammenhang mit der Abwicklung von beurkundeten Verträgen; Redaktion von Statuten und (nicht beurkundungsbedürftigen) Verträgen; Führen von Vertragsverhandlungen; Rechts- und Steuerberatung; Treuhandfunktionen; Tätigkeiten als Willensvollstrecker; weitere Dienstleistungen, bspw. Verhandlungen mit Behörden, gerichtliche Vertretung, Beschaffung von Baubewilligungen, etc.

 

Zudem bearbeiten wir Ihre Personendaten und diejenigen von weiteren Personen, soweit dies zulässig
und uns als angezeigt erscheint, insbesondere zu nachfolgenden Zwecken, an denen wir ein entsprechendes
berechtigtes Interesse haben:

 

  • Zur Gewährleistung und Verbesserung unseres Betriebs, insbesondere der IT sowie unserer Webseite;

  • Zu Sicherheitszwecken (zur IT-, Gebäude- und Anlagesicherheit und zum Schutz unserer Mitarbeitenden und weiteren Personen), d.h. etwa für Zutritts- und Zugangskontrollen;

  • Zu Zwecken unseres Risikomanagements im Rahmen unserer Unternehmensführung;

  • Zur Auswertung der IP-Adresse und des Landes; dies allerdings nur bei Angriffen auf die Netzinfrastruktur der Webseite sowie zu statistischen Zwecken;

 

Weiter bearbeiten wir Ihre Daten gestützt auf Ihre Einwilligung, etwa:

​

 

  • Zu Marketingzwecken, zur Beziehungspflege sowie zur Verbesserung unserer Dienstleistungen und unseres Betriebs (etwa Durchführung von Anlässen, Versand Newsletter, Kontaktformular), jedenfalls soweit Sie der Nutzung Ihrer Daten nicht widersprochen haben. Soweit die Personendaten-bearbeitungen den Online-Bereich betreffen, finden Sie unter Ziff. 7 weitere Hinweise;

  • Für die Kommunikation mit Ihnen und mit den genannten Empfängerkategorien gemäss nachfolgender Ziff. 6 (etwa zur Durchführung von Online-Meetings); Soweit wir Ihre Personendaten gestützt auf Ihre Einwilligung bearbeiten, können Sie die erteilte Einwilligung grundsätzlich jederzeit widerrufen, dies hat jedoch keine Auswirkung auf bereits erfolgte Datenbearbeitungen.

 

Weitere Bearbeitungen Ihrer Personendaten erfolgen gestützt auf uns auferlegten gesetzlichen, behördlichen
oder regulatorischen Pflichten (etwa Aufbewahrungspflicht).

 

5. Bewerbung

 

Wir veröffentlichen unregelmässig Stellenanzeigen (bspw. auf unserer Webseite, auf entsprechenden
Portalen etc.). Sie haben die Möglichkeit, uns Ihre Bewerbung entweder postalisch oder elektronisch zu senden. Bei diesen (digitalen) Bewerbungen und auch im Falle von Spontanbewerbungen, werden Ihre Bewerber- und Bewerbungsdaten von uns zur Abwicklung des Bewerbungsverfahrens (elektronisch) gespeichert und bearbeitet.


Sofern nach dem Bewerbungsverfahren ein Arbeitsvertrag geschlossen wird, speichern wir die bei der Bewerbung übermittelten Daten in Ihrer Personalakte zum Zweck des üblichen Organisations- und Verwaltungsprozesses – dies unter Beachtung der weitergehenden rechtlichen Verpflichtungen.

 

Bei der Zurückweisung einer Bewerbung löschen wir die uns übermittelten Daten innerhalb von 12 Monaten nach Abschluss des Rekrutierungsprozesses. Die Löschung erfolgt ausnahmsweise dann nicht, wenn die Daten aufgrund gesetzlicher Bestimmungen zwingend länger gespeichert werden müssen.

 

Sofern Sie ausdrücklich in eine längere Speicherung Ihrer Daten einwilligen, bspw. für Ihre Aufnahme in unsere Bewerberdatenbank, werden die Daten aufgrund Ihrer Einwilligung weiterverarbeitet. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit durch Erklärung uns gegenüber mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Eine entsprechende Meldung an die unter Ziffer 2 benannte Stelle genügt dafür. Die bis zu diesem Zeitpunkt erfolgten Bearbeitungsvorgänge sind von Ihrem Widerruf jedoch nicht betroffen.

 

6. Datenweitergabe sowie Datenübermittlung ins Ausland

 

Im Rahmen der hievor genannten Bearbeitungszwecke (Ziff. 4) kann es notwendig sein, dass wir Ihre
personenbezogenen Daten an nachfolgend aufgeführte Empfänger weitergeben. Diese bearbeiten Ihre Daten entweder in unserem Auftrag, in gemeinsamer oder in eigener Verantwortlichkeit. Soweit wir hierzu verpflichtet sind, stellen wir sicher, dass die Empfänger Ihre Daten vertraulich und nach den geltenden gesetzlichen Bestimmungen behandeln und Ihre Daten nur zum Zweck der jeweiligen Dienstleistung genutzt werden.

​

 

  • Externe Dienstleister, einschliesslich Auftragsbearbeiter: Banken, Versicherungen, Treuhänder, Versanddienstleister (insbesondere die schweizerische Post und Kuriere), IT-Dienstleister (etwa im Zusammenhang mit E-Mail, Videokonferenzen etc. – diesbezüglich verwenden wir entsprechende Kommunikationstools), Cloud-Provider, Werbedienstleister, die für uns Analyse- und Marketing betreiben;

  • Klientschaft, Gegenparteien und deren Rechtsvertretungen, Geschäftspartner und andere in allfälligen Rechtsverfahren beteiligte Parteien, Gerichte, in- und ausländische Behörden, wie z.B. Handelsregisterämter;

 

Die Empfänger können sich im In- als auch im Ausland, also weltweit befinden, womit Ihre Daten auch
ausserhalb der Schweiz bearbeitet werden können.

 

Sollte sich der Empfänger in einem Land ohne angemessenen gesetzlichen Datenschutz befinden, stellen wir vertraglich sicher, dass dieser den anwendbaren Datenschutz einhält, soweit er nicht bereits einem gesetzlich anerkannten Regelwerk zur Sicherstellung des Datenschutzes unterliegt und wir uns nicht auf eine Ausnahmebestimmung stützen können. Eine solche Ausnahmebestimmung kann vorliegen, wenn Sie in die Weitergabe eingewilligt haben oder es sich um von Ihnen allgemein zugänglich gemachte Daten handelt, deren Bearbeitung Sie nicht widersprochen haben. Eine Weitergabe ist auch zulässig bei Rechtsverfahren im Ausland, in Fällen überwiegender öffentlicher Interessen oder wenn eine Vertragsabwicklung eine solche Bekanntgabe erfordert.

 

7. Cookies / Tracking und andere Technologien im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Webseite

 

Auf unserer Webseite verwenden wir sogenannte "Cookies" und vergleichbare Techniken, mit denen Ihr Browser oder Gerät identifiziert werden kann. Ein "Cookie" ist eine kleine Textdatei, die auf Ihren Computer übertragen wird und die Ihr Browser speichert, wenn Sie auf unseren Seiten surfen.

 

Wir verwenden verschiedene Arten von Cookies auf unserer Webseite: die sog. sitzungsbezogenen temporären Cookies (sog. Session Cookies), welche für das Betreiben der Webseite technisch notwendig sind. Sie verbleiben allerdings nicht auf Ihrem Computer. Wenn Sie unsere Webseite verlassen, wird auch das temporäre Cookie gelöscht. Weiter verwenden wir permanente Cookies. Diese bleiben auf Ihrem Computer gespeichert und erlauben uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen. Ausserdem nutzen wir Dienstleister, die für uns auf Ihrem Gerät ebenfalls Cookies platzieren können (sog. Third-Party-Cookies). Diese Cookies helfen uns dabei, unsere Seite auf die speziellen Bedürfnisse unserer Besucherinnen und Besucher zu zuschneiden. Durch die Verwendung dieser Cookies erhalten wir Informationen darüber, welche Inhalte Sie sich angesehen oder gesucht, oder welche Webseiten Sie zuvor besucht haben. Diese Cookies werden auf Ihrer Festplatte gespeichert.

 

Die meisten Browser (z.B. Firefox, Chrome, Internet Explorer, Safari, etc.) akzeptieren Cookies standardmässig. Sie können in den Sicherheitseinstellungen temporäre und dauerhaft gespeicherte Cookies
unabhängig voneinander zulassen oder verbieten. Die in unseren Cookies gespeicherten Daten werden ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung nicht mit Ihren persönlichen Daten (Name, Adresse usw.) verknüpft.


7.1. Verwendung von Google Analytics

 

Wir verwenden auf unserer Webseite Google Analytics, d.h. ein Webanalysedienst unseres Auftragsbearbeiters Google Ireland Ltd. (“Google”). Mit Google Analytics können wir die Nutzung unserer Webseite (nicht personenbezogen) messen und auswerten. Hierzu werden ebenfalls permanente Cookies
benutzt, die Google setzt. Google kann Ihre Nutzung der Webseite verfolgen und diese Angaben mit Daten von anderen Webseiten kombinieren, die Sie besucht haben und die ebenfalls von Google verfolgt werden. Diese Erkenntnisse kann Google allenfalls für eigene Zwecke verwenden. Die Bearbeitung Ihrer Personendaten durch Google erfolgt dann in deren Verantwortung nach dessen Datenschutzbestimmungen.
Wir haben den Dienst so konfiguriert, dass die IP-Adresse der Besucher von Google in Europa vor einer
Weiterleitung in die USA gekürzt werden und dadurch grundsätzlich nicht zurückverfolgt werden können. Weiter haben wir die Einstellungen «Datenweitergabe» und «Signals» ausgeschaltet. Obwohl wir somit annehmen, dass die Informationen, welche wir mit Google teilen, für Google keine Personendaten sind, besteht die Möglichkeit, dass Google von diesen Daten zu eigenen Zwecke Rückschlüsse auf Ihre Identität zieht, personenbezogene Profile erstellt und diese Daten mit einem allfälligen Google-Konto verknüpfen kann.

 

Sie können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software
verhindern; wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Webseite vollumfänglich verwenden können.

 

Genauere Informationen zum Datenschutz von Google Analytics finden Sie unter https://support.google.com/analytics/answer/6004245.

 

7.2. Verwendung von Google Maps

 

Wir verwenden auf unserer Webseite Google Maps. Hierbei handelt es sich um ein Online-Kartendienst
des US-Unternehmens Google LLC. Es ist daher möglich, dass Ihre Daten in die USA weitergegeben werden. Mit dem Angebot von Google Maps können wir Ihnen interaktive Karten direkt in der Webseite anzeigen und ermöglichen Ihnen die komfortable Nutzung der Karten-Funktion. Durch den Besuch auf der Webseite erhält Google die Information, dass Sie die entsprechende Unterseite unserer Webseite aufgerufen haben. Dies erfolgt unabhängig davon, ob Google ein Nutzerkonto bereitstellt, über das Sie eingeloggt sind, oder ob kein Nutzerkonto besteht. Wenn Sie bei Google eingeloggt sind, werden Ihre Daten direkt Ihrem Konto zugeordnet. Wenn Sie die Zuordnung mit Ihrem Profil bei Google nicht wünschen, müssen Sie sich vor Aktivierung des Buttons ausloggen. Google speichert Ihre Daten als Nutzungsprofile und nutzt sie für Zwecke der Werbung, Marktforschung und/oder bedarfsgerechten Gestaltung seiner Webseite. Eine solche Auswertung erfolgt insbesondere (selbst für nicht eingeloggte Nutzer) zur Erbringung von bedarfsgerechter Werbung und um andere Nutzer des sozialen Netzwerks über Ihre Aktivitäten auf unserer Webseite zu informieren. Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und ihrer Verarbeitung durch Google erhalten Sie neben weiteren Informationen zu Ihren diesbezüglichen Rechten und Einstellungsmöglichkeiten zum
Schutze Ihrer Privatsphäre unter https://policies.google.com/privacy.

 

8. Kontaktformular

 

Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Kontaktformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

 

9. Dauer der Aufbewahrung

 

Wir bearbeiten und bewahren Ihre Personendaten so lange auf, wie dies zur Erfüllung unserer vertraglichen
und gesetzlichen Pflichten oder zur Einhaltung der jeweiligen gesetzlichen Bestimmungen notwendig oder angemessen ist oder solange sie für die Zwecke, für die sie gesammelt wurden, notwendig sind. Soweit möglich, anonymisieren oder löschen wir Ihre Personendaten grundsätzlich, sobald diese nicht mehr benötigt werden, resp. spätestens nach Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist.

 

Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit selbst beantragen, indem Sie uns ein entsprechendes Begehren, an die unter Ziffer 2 genannte Kontaktstelle zukommen lassen. Wir werden Ihrem Begehren nachkommen, sofern wir nicht aus anderen Gründen (z.B. der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht) zur weiteren Aufbewahrung verpflichtet sind.

 

10. Rechte der betroffenen Person

 

Sie haben grundsätzlich das Recht, bei uns jederzeit Auskunft darüber zu erhalten, ob wir Personendaten
über Sie bearbeiten. Weiter haben Sie die Möglichkeit, Ihre personenbezogenen Daten durch uns berichtigen, sperren oder löschen zu lassen. Davon ausgenommen sind Daten, die wir zur Abwicklung noch ausstehender Aufträge oder zur Durchsetzung bestehender Rechte und Ansprüche benötigen, sowie Daten, die wir aufgrund gesetzlicher Bestimmungen aufbewahren müssen. Sie können auch gegen die Bekanntgabe bestimmter Personendaten Widerspruch einlegen. Zudem können Sie die an uns übergebenen Daten wieder von uns herausverlangen.

 

Sie können jederzeit Ihre einmal erteile Einwilligung in die Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten widerrufen. Ihr Widerruf beschränkt sich jedoch auf die Speicherung und Nutzung personenbezogener Daten, die wir nicht aufgrund gesetzlicher Erlaubnistatbestände auch ohne Ihre Einwilligung speichern oder nutzen dürfen. Ihr Widerruf hat ausserdem keine Auswirkung auf die bisherigen Bearbeitungsvorgänge, welche aufgrund Ihrer Einwilligung getätigt wurden.

 

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte schriftlich und unter Nachweis Ihrer Identität an uns (Kontaktdaten unter Ziff. 2). Soweit Ihre Rechte nicht aufgrund gesetzlicher Vorschriften oder überwiegender öffentlicher oder privater Interessen eingeschränkt sind, werden wir Ihrem Anliegen gerne nachkommen. Als Aufsichtsbehörde in Datenschutzangelegenheiten fungiert der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/de/home.html).

 

11. Haftung für Links

 

Auf die aktuelle und zukünftige Gestaltung und die Inhalte der verlinkten/verknüpften Seiten auf unserer
Webseite haben wir keinerlei Einfluss. Diese Feststellung gilt für alle innerhalb des eigenen Internetangebotes
gesetzten Links und Verweise. Für illegale, fehlerhafte oder unvollständige Inhalte und insbesondere für Schäden, die aus der Nutzung oder Nichtnutzung solcher Informationen entstehen, haftet allein der Anbieter der Seite, auf welche verwiesen wurde, nicht derjenige, der über Links auf die jeweilige Veröffentlichung lediglich verweist. Wir schliessen im Rahmen des gesetzlich Zulässigen jede Haftung aus.

 

12. Datensicherheit / technische und organisatorische Massnahmen

 

Wir weisen Sie darauf hin, dass eine Kommunikation mit uns über das öffentliche, frei zugängliche Internet
mit gewissen Sicherheitsrisiken verbunden ist, auf welche wir keinen Einfluss und keine Kontrollmöglichkeiten
haben. Melden Sie sich bei uns, wenn Sie die Kommunikation über eine gesicherte Verbindung wünschen.

 

Für unsere Webseite und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte nutzen wir aus Sicherheitsgründen
eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von "http://" auf "https://" wechselt sowie am Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

 

Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden. Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten wenden wir sodann technische und organisatorische Massnahmen (TOMs) an. Diese Massnahmen werden regelmässig überprüft und angepasst.

 

13. Änderungen

 

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern. Es gilt die jeweils aktuelle, auf unserer Webseite publizierte Fassung bzw. diejenige Fassung, welche wir Ihnen gegebenenfalls anderweitig abgegeben haben. Sofern Sie von der Änderung der Datenschutzerklärung betroffen sind (beispielsweise, wenn Sie einen Newsletter-Dienst nutzen), werden wir Sie über eine solche Änderung in geeigneter Form informieren. Die Datenschutzerklärung begründet kein vertragliches oder sonstiges formales Rechtsverhältnis gegenüber oder im Auftrag einer Partei.

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